Эврика

Планирование рабочего времени (дня)

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (10 оценок, в среднем: 5,00 из 5)
Загрузка...
Планирование рабочего времени

Сегодня я хотел бы более подробно рассмотреть планирование рабочего времени, как один из важнейших принципов тайм-менеджмента. В этой публикации я постараюсь достаточно подробно расписать, как грамотно и эффективно распределить все свои дела на конкретный день, то есть, опишу, как должно происходить планирование рабочего дня.

Итак, рассмотрим основные этапы планирования рабочего времени.

1. Планирование рабочего дня начинается с вечера.

Планирование рабочего дня лучше всего начинать еще с вечера. Вечером необходимо составить приблизительный список дел, которые вам необходимо сделать завтра. Почему примерный? Потому что утром вы обязательно вспомните о чем-то упущенном, либо же время внесет свои коррективы.

2. Утром утверждаем точный план действий на день.

Поскольку примерный план уже составлен с вечера, то много времени это не займет. Просто внесите в имеющийся план действий некоторые коррективы или добавьте новые пункты при необходимости.

Осуществляя планирование рабочего времени, очень важно позаботиться о том, чтобы план ваших действий был реально выполнимым и максимально приближенным к жизненным и рабочим реалиям. Для этого обязательно учтите следующие моменты:

– В сутках всего 24 часа, из них 8 часов вы обязательно должны потратить на сон (т.к. для максимальной трудоспособности вам необходим здоровый образ жизни, включающий в себя здоровый сон).

– Вам необходимо время и для того, чтобы потратить его на себя и своих близких. Не стоит стараться по максимуму отдать все свое время работе, скорее – наоборот.

– Вам необходимо время на отдых и прием пищи. Без этого никак.

– Почти наверняка у вас возникнут какие-нибудь незапланированные, но срочные дела, как рабочего, так и личного характера, которые также потребуют времени, поэтому, осуществляя планирование рабочего дня, не забудьте выделить время на непредвиденные дела.

3. Расставляем приоритеты.

Грамотное планирование рабочего времени обязательно должно включать в себя расстановку приоритетов. Это означает, что вы должны разделить все запланированные дела по критериям срочности и важности.

– В первую очередь запланируйте те дела, которые четко распределены по времени: назначенные встречи, совещания, конференции и т.д.

– Затем начните планирование своего рабочего дня с наиболее важных и срочных дел, распределяя дела с утра до вечера по мере убывания их срочности и важности.

– Осуществляя планирование рабочего времени, не забудьте выделить время на обед и отдых, поскольку без этого ваша трудоспособность будет низкой, и вы не сможете работать с максимальной эффективностью. Например, на каждый час работы планируйте 5-10 минут отдыха – такое сочетание признано оптимальным.

4. Фиксируем полученный план действий в письменном или электронном виде.

Составленный план дел должен быть обязательно зафиксирован письменно. Иначе вы никак не сможете контролировать его выполнение. Если у вас работа “на ногах”, то заведите для этих целей ежедневник, если же вы работаете за компьютером, то удобно использовать различные приложения-органайзеры. Например, из стандартных программ для этих целей оптимально подойдет Microsoft Outlook – он будет вовремя выдавать вам напоминания о необходимости совершить те или иные действия.

Если вы не будете составлять письменный или электронный план мероприятий, вы попросту можете заработаться, отвлечься и забыть сделать что-то чрезвычайно важное. К тому же письменно зафиксированный план действий психологически способствует увеличению ответственности за его выполнение.

Планирование рабочего времени (дня), зафиксированное в вашем плане мероприятий, должно включать в себя предполагаемое время начала и окончания каждого дела (включая отдых, обед и личные дела).

5. Действуем согласно намеченному плану.

Когда план составлен, приступаем к тому, ради чего мы, собственно, и осуществляли планирование рабочего дня – к выполнению поставленных задач. Конечно, идеальная ситуация (когда все пойдет по плану) на практике встречается не так часто. В большинстве случаев вы начнете “выбиваться” из своего плана, и вот здесь очень важно вести себя правильно.

Если вы выбились из плана – не стоит нервничать или ругать себя: этим вы сделаете только хуже. Необходимо просто оперативно оценить, сколько у вас еще осталось дел, сколько времени, заново расставить приоритеты и перестроить план, включив в него наиболее важные и срочные дела. Если вы осуществляете планирование рабочего времени в компьютерных приложениях (том же Outlook), то просто перенесите просроченные задачи на другое время, это делается буквально в два щелчка мышки.

6. Анализируем, насколько вы выполнили план мероприятий.

В конце рабочего дня у вас обязательно должно быть выделено небольшое количество времени (5 минут обычно достаточно) на анализ результатов своей работы и подведение итогов дня. Это можно производить разными методами, например, выставлять себе оценки за каждое действие по 10-бальной шкале, или просто отмечать полностью выполненные дела галочками, недовыполненные плюсами, а совсем не выполненные минусами. Вы можете выбрать или выработать для себя тот метод оценки результатов, который будет вам наиболее удобен.

Самое главное, что вы должны увидеть свои сильные и слабые места за этот день: где вы сработали максимально эффективно, а где, откровенно говоря, схалтурили, и сделать из этого выводы.

7. Переходим к п. 1, то есть, осуществляем планирование следующего рабочего дня.

Я описал основные этапы планирования рабочего дня. На первый взгляд может показаться, что планирование рабочего времени – это что-то слишком сложное, заумное и длительное, только отнимающее время. Это абсолютно не так. Возможно, в первое время планирование рабочего дня будет происходить тяжеловато и длительно, но очень быстро этот процесс наладится и станет полезной привычкой, я бы даже сказал, полезной финансовой привычкой, поскольку это наверняка найдет отражение в увеличении ваших доходов.

Что касается выполнения составленного плана, то здесь можно провести хорошую аналогию с колесом. Представьте себе, что вы катите колесо. Если вы катите его слишком медленно – оно будет вилять из стороны в сторону и очень быстро может завалиться, вам придется прилагать существенные усилия, чтобы удерживать его в равновесии и не дать ему упасть. Если же вы сразу хорошо его разгоните – то оно будет катиться быстро и прямо, без серьезных усилий с вашей стороны. То же самое можно сказать о выполнении поставленного плана: дайте ему хороший толчок, хороший разгон, и дальше все будет происходить почти автоматически. Если же вы с самого начала будете медлить и тянуть, то ваш план, подобно колесу, быстро завалится.

На этом все. Желаю всем грамотного планирования рабочего времени и эффективного выполнения поставленных планов. Оставайтесь на Финансовом гении, чтобы всегда иметь под рукой полезную информацию, позволяющую повысить свою финансовую грамотность и сделать управление личными финансами максимально эффективным. До новых встреч!

  • 10 699 просмотров
  • Хотите получать уведомления на email о выходе новых публикаций?

    Читайте также:

    Вы можете оставить комментарий, или Трекбэк с вашего сайта.

    Комментариев к записи: 11

    1. electrum:

      Классно написано и читать легко!! ТС – золото!!!

    2. monster:

      Спасибо! Очень много всего полезного пишите! Буду теперь заходить на этот блог каждый день!

    3. belarus:

      Спасибо, много полезного почерпнул.

    4. mos:

      Отличная статья Спасибо огромное

    5. Есения:

      Давно искала эту информацию, спасибо.

    6. Salle:

      Спасибо! Супер статья! Блог в ридер однозначно

    7. francebk:

      Распечатываю… на стенку в самое видное место!!!

    8. Светлана:

      Практически в любом серьезном деле без планирования не обойтись. отсутствие четкого плана работы может привнести хаос и вам удастся сделать в несколько раз меньше дел, чем ожидалось. Самое главное, что при этом пострадает качество, а от этого уже может пострадать и репутация, а она дорогого стоит.

    9. Павел:

      По своему опыту могу сказать, что планирование рабочего дня действительно помогает работать более эффективно, то есть, выполнять больше задач за то же рабочее время. Где-то процентов на 20 – точно.
      ПС: Работаю начальником отдела в сервисном центре.

      • Константин Белый google.com Константин Белый:

        Павел, спасибо, что поделились опытом. Надеюсь, что читатели обратят внимание на Ваши результаты, достигнутые при помощи планирования рабочего времени :).

    10. google.com Ева Киреева:

      хорошо у меня справляются со своей задачей интеллект карты. их главное преимущество для меня – наглядность.

    Оставить комментарий

    Правила комментирования

    Яндекс.Метрика