Как составить список дел?
Сегодня мы поговорим о том, как правильно составить список дел. Составление списков — это один из наиболее простых и понятных инструментов тайм-менеджмента и конкретно планирования дня, но далеко не единственный — чуть позднее я соберу все основные в отдельной статье. В первую очередь, рекомендую внимательно прочесть и взять на заметку данную публикацию тем, кто постоянно находится в авральном режиме и любит повторять «я ничего не успеваю!». Это очень явные признаки того, что вам всерьез стоит задуматься об управлении временем.
И самое простое, с чего можно начать — это планирование. Рабочего времени, бытового, личного, какого угодно. А самый простой, понятный и доступный каждому вариант планирования — это составление списков. Им пользуются очень многие люди, например, составляя список необходимых покупок при походе в супермаркет или список нужных вещей, которые необходимо взять с собой в поездку. Уже даже эти навыки можно дополнить и применить в тайм-менеджменте. Итак, поговорим о том, как составить список дел на день, неделю, месяц и т.д.
Каким должен быть список дел?
Прежде всего, вы должны сразу представлять, каким должен получиться ваш список дел, для того чтобы он действительно был для вас полезен и помог вам правильно управлять своим временем, а не наоборот. На мой взгляд, список дел должен быть:
- Точным и конкретным. Не допускаются абстрактные и размытые формулировки вроде «купить что-нибудь к празднику», «заняться спортом», «похудеть», «найти работу», «заработать миллион» и т.п.
- Определенным во времени. Список дел должен составляться на конкретный временной интервал, на протяжении которого все дела должны быть выполнены. Чаще всего — это день, неделя, месяц, год. Но вы можете брать и любой другой интервал, какой вам удобен, главное, чтобы он был конкретно определен.
- Структурированным и упорядоченным. Особенно, когда вы думаете о том, как составить список дел на год или другой длительный период. В этом случае будет гораздо удобнее, если в вашем списке будет не все вперемешку, а отдельные разделы, например «карьера», «заработок», «здоровье», «хобби», «личная жизнь» и т.д.
- Мотивирующим. Этот пункт выполнить не так просто, но советую постараться составить список дел так, чтобы он создавал еще и мотивирующий эффект. Например, подобрать соответствующие слова и выражения, дополнить его стрелочками, звездочками, галочками, какими-то другими мотивирующими знаками, использовать разные цвета, выделяя приоритеты и т.д. Чтобы это был не просто список дел, а некий волшебный пендель.
- Контролируемым. Составить список дел и забыть про него — однозначно не вариант. Вы должны постоянно работать с этим списком — отмечать в нем выполнение поставленных задач, перенос их (при необходимости), делать какие-то другие важные и значимые пометки.
Как правильно составить список дел?
Далее давайте рассмотрим, какие действия необходимо совершить, чтобы правильно составить список дел на какой-то период.
- Провести учет времени. Допустим, список дел на день очень часто у вас будет включать одни и те же пункты. И вы уже заранее должны знать, сколько времени у вас занимает выполнение определенного дела — так вы сможете распланировать свой день максимально точно.
- Выбрать способ составления списка. Подумайте о том, как удобнее составить список дел. Сейчас это можно сделать не только на бумаге, но и в специальной или стандартной программе на компьютере, в мобильном приложении. Электронные списки во многом удобнее и функциональнее бумажных — вам будут выскакивать напоминания, вы сможете редактировать и переносить дела, ставить отметки о выполнении, составлять отчетность для анализа своей эффективности и т.д.
- Выбрать период, на который вы хотите составить список дел. Как правило, все думают о том, как составить список дел на день, но есть и другие, более важные и глобальные периоды, например, месяц, год. И дела в данном случае тоже должны планироваться более важные и глобальные, соответствующие стратегическим целям человека. Поэтому, если вы уже решили заняться планированием, то лучше как раз начинать со списка дел, например, на год. Затем, исходя из него, составлять список дел на месяц, затем — на неделю, затем уже на каждый день. И те дела, которые вы планируете в меньший период, должны соответствовать тем, что запланированы на больший.
- Составить список дел. Когда все подготовительные этапы закончены, можно непосредственно заняться составлением списка. Это необходимо делать заблаговременно, до наступления периода, на который вы планируете. Например, список дел на день удобнее всего составлять вечером предыдущего дня, чтобы уже сразу с утра заняться выполнением намеченного плана. Когда вы привыкнете, составление списка дел на день будет занимать у вас не более 5 минут, то есть, не будет отнимать какое-то значительное время, как ошибочно полагают многие. Лучше всего составлять список дел, указывая точное время выполнения каждой задачи. А также процентов 20 времени следует отвести на выполнение спонтанно возникших срочных дел. Самые важные и срочные дела следует планировать в первую половину дня, в первую очередь, а далее — все остальные, по мере убывания их приоритета.
- Выполнить намеченный список. Самое главное, для чего, собственно, все это и необходимо. В намеченный период начинаем действовать, согласно составленному списку, стараясь не выбиваться из временного графика. При реальном отсутствии возможностей выполнить какое-то намеченное дело (только в этом случае!), его можно перенести на следующий период.
- Проанализировать выполнение плана. В конце периода (например, в конце дня), необходимо проанализировать, какое количество дел из списка вы смогли выполнить. На эту работу у вас тоже должно быть запланировано какое-то небольшое время (например, 5 минут в день — этого достаточно). Если вы выполнили 100% плана — можете поставить себе «отлично»! И купить шоколадку (это условно, нужно как-то себя похвалить и отблагодарить, помните, я писал о том, что список дел должен мотивировать?). Если вы выполнили более 80% процентов плана — оценка «хорошо», более 50% — «удовлетворительно», менее 50% — «неудовлетворительно». Если план не выполнен на 100%, нужно проанализировать, что именно помешало выполнению поставленных задач. И подумать, как сделать так, чтобы в следующем периоде эти факторы уже не оказывали такого негативного эффекта.
- Составить список дел на следующий период. Ну и в заключение планируем дела на следующий период с учетом анализа выполнения предыдущего. Фактически — возвращаемся к пункту 4, и так далее много раз по кругу.
Теперь вы имеете представление о том, как правильно составить список дел на день и не только. Напомню, что списки — это один из самых простых и доступных инструментов тайм-менеджмента, с которого проще всего начинать новичкам в этом деле. А далее постепенно можно будет переходить к более грамотному и более эффективному планированию своего времени.
Желаю вам всегда все успевать! До новых встреч на Финансовом гении! Присоединяйтесь к числу наших постоянных читателей!
Очень часто этот инструмент мне помогает справиться с кучей срочных дел, от мамы научился)