Как все успевать?

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (1 оценок, в среднем: 5,00 из 5)
Загрузка...
Как все успевать?

Как все успевать? Для ответа на этот простой вопрос была создана целая наука, получившая название тайм-менеджмент или управление временем. В сегодняшней статье я приведу ряд несложных, но эффективных приемов тайм-менеджмента, которые помогут вам эффективнее использовать свое время как на работе так и дома, и, соответственно, успевать больше, чем вы успеваете сейчас.

Многочисленные исследования показывают, что самая распространенная причина “ничего не успеваю!” – это не большой объем работы, не огромное количество дел, которое нужно успеть выполнить, не отсутствие умения делать какие-то дела. Это, с одной стороны, отсутствие учета и планирования времени, с другой стороны – пожиратели времени – бесполезные дела, на которые люди постоянно отвлекаются.

Те решения, которые вы увидите далее, направлены, как раз, на устранение этих двух основных причин “ничегонеуспевания”. Итак, как все успевать? Используйте приведенные ниже приемы и методы тайм-менеджмента. Чем больше таких приемов вы будете использовать – тем эффективнее будет расходоваться ваше время.

Способ 1. Планирование дня. Составление плана дел на день – это самый основной и самый эффективный универсальный прием тайм-менеджмента. Когда перед вами есть план – вы наглядно видите, что и когда вы должны сделать. Вы не будете метаться от дела к делу, вы не будете думать, за что вам “хвататься” в первую очередь – все будет расписано наперед ясно и понятно.

Составлять план можно в начале дня или в конце предыдущего. На это уходит не более 5-10 минут, но экономятся при этом часы! Заниматься планированием можно любым удобным способом: на бумаге или в электронных приложениях – сейчас их выбор велик, на любой вкус. Как это правильно делать – писал в отдельной статье: Планирование дня.

Способ 2. Матрица Эйзенхауэра. Самое главное в планировании – правильно расставить приоритеты. И лучший инструмент, который поможет это сделать, носит название Матрица Эйзенхауэра. С его помощью все дела делятся на 4 категории:

  1. Важные и срочные.
  2. Важные и несрочные.
  3. Неважные и срочные.
  4. Неважные и несрочные.

И планируются, и выполняются именно в такой последовательности. Так у вас никогда не возникнет ситуации, в которой вы не успеваете выполнить важное и срочное дело.

Способ 3. 3 важных дела в день. В один день можно браться не более чем за 3 важных дела. Важные это те, что имеют наивысший приоритет (независимо от того, по работе или в личном плане). При этом можно планировать большее количество менее важных дел, т.н. “рутины”, текущей работы, но весь фокус должен лежать именно на важных. Только после того, как запланированные важные дела будут выполнены, можно планировать и выполнять следующие важные.

Способ 4. Самое важное – прямо с утра. Неоднократно доказано, что максимальная работоспособность и продуктивность человека наблюдается в первые утренние часы. Поэтому все самые важные дела обязательно необходимо начинать прямо с утра. Утром категорически нельзя отвлекаться на “пожирателей времени” и расходовать свое время на какие-то текущие, неважные дела. Эти часы наивысшей продуктивности нельзя растрачивать впустую, необходимо направлять их на решение самых важных, глобальных задач.

Способ 5. Фиксированное время для проверки почты и ответов на сообщения. Отключите звук уведомлений о поступлении СМС, проверяйте почту и сообщения в строго отведенное время, которое будет указано в вашем плане на день. От того, что вы не ответите мгновенно, как правило, вообще ничего не изменится, а вот вы не будете отвлекаться и сможете качественно выполнять дело, которым занимаетесь в конкретный момент.

Способ 6. Настенный или настольный календарь. Многие полагают, что это пережитки прошлого, тем не менее, визуальные бумажные календари тоже можно использовать для повышения эффективности планирования. На них можно рисовать, писать, делать заметки, обводя конкретные даты, в которые вам необходимо выполнить то или иное дело. Когда вы будете видеть перед собой наглядный календарь – вы никогда это не забудете.

Способ 7. Используйте календарик-пинарик. Можно пойти еще дальше в этом направлении и использовать календарик-пинарик – календарь с функцией оценки своей эффективности и продуктивности. Его можно сделать из настольного календаря, купить готовый, расчертить самостоятельно, вести в специальных приложениях или на онлайн-сервисах, в общем, вариантов достаточно на любой вкус.

Способ 8. Система мотивации. Выработайте для себя собственную систему мотивации. К примеру, за успешное выполнение дневного плана поощряйте себя какой-нибудь вкусняшкой (а при невыполнении – воздерживайтесь от нее). За выполнение недельного или месячного плана можно использовать более существенную мотивацию, например, поход в кино, на концерт, и т.д. Выбор поощрений зависит от индивидуальных особенностей и предпочтений каждого конкретного человека.

Способ 9. Свободное время с пользой. В любых делах нужно делать перерывы, чтобы отдохнуть. Не тратьте такие перерывы на “пожирателей времени”, используйте их с пользой. Например, чтобы сделать простые спортивные упражнения, навести порядок на столе, ответить на деловую почту и т.д.

Способ 10. Кухонный таймер. Думая о том, как все успевать дома, можно использовать таймер газовой плиты или какого-то другого кухонного прибора. Заводите его на время, которое вы отвели себе в плане для выполнения того или иного задания. И помните, что вы должны успеть сделать дело до того, как таймер зазвенит. Даже психологически, ожидание этого звонка и стремление успеть, сделает ваши действия более быстрыми и эффективными.

Способ 11. Правило 2 минут. Простое правило повышение личной эффективности, которое избавит вас от постоянного накопления множества мелких невыполненных дел. Если на выполнение задачи вам потребуется менее 2 минут – выполните ее прямо сейчас (даже если придется отвлечься от более важного дела, затем быстро вернитесь к основной задаче). Если же требуется более 2 минут – не отвлекайтесь, поставьте это задание в очередь. Подробнее о правиле 2 минут с примерами.

Способ 12. Активное дело + пассивное. Чтобы все успевать, можно и нужно делать несколько дел одновременно, но важно помнить, что активное дело при этом должно быть только одно, а остальные могут быть пассивными. Например, пока вы стоите в очереди (пассивное дело), можно ответить на почту (активное дело). Подробнее об этом в отдельной статье: Как делать несколько дел одновременно?

Способ 13. Использование индивидуальных особенностей. И, наконец, самые лучшие и эффективные методы тайм-менеджмента вы можете разработать для себя самостоятельно. Потому что никто так хорошо не знает вас, как вы сами. Используйте свои привычки, способности и слабости для того, чтобы быть эффективнее. Все это очень индивидуально.

Теперь вы знаете, как все успевать. Чем больше из перечисленных способов вы будете использовать в своей практике – тем эффективнее будет расходоваться ваше время, и тем больше дел вы будете успевать сделать в течение дня, без спешки и суматохи.

До новых встреч на Финансовом гении – сайте, который поможет вам повысить личную эффективность и научит грамотно обращаться с личными финансами. Оставайтесь с нами и следите за обновлениями!

  • 619 просмотров
  • Оставить комментарий

    Правила комментирования

    Наш сайт использует файлы cookies, чтобы улучшить работу и повысить эффективность сайта. Продолжая работу с сайтом, вы соглашаетесь с использованием нами cookies и политикой конфиденциальности.

    Принять
    Яндекс.Метрика