Loading...

Планирование рабочего времени (дня)

27.12.2013 12 892 11 Время на чтение: 10 мин.
Рейтинг:
star-null star-null star-null star-null star-null
Планирование рабочего времени (дня)

Сегодня я хотел бы более подробно рассмотреть планирование рабочего времени, как один из важнейших принципов тайм-менеджмента. В этой публикации я постараюсь достаточно подробно расписать, как грамотно и эффективно распределить все свои дела на конкретный день, то есть, опишу, как должно происходить планирование рабочего дня.

Содержание:

Этапы планирования рабочего времени

Итак, рассмотрим основные этапы планирования рабочего времени.

Этап 1. Планирование рабочего дня с вечера

Планирование рабочего дня лучше всего начинать еще с вечера. Вечером необходимо составить приблизительный список дел, которые вам необходимо сделать завтра. Почему примерный? Потому что утром вы обязательно вспомните о чем-то упущенном, либо же время внесет свои коррективы.

Этап 2. Утверждение точного плана действий на день утром

Поскольку примерный план уже составлен с вечера, то много времени это не займет. Просто внесите в имеющийся план действий некоторые коррективы или добавьте новые пункты при необходимости.

Осуществляя планирование рабочего времени, очень важно позаботиться о том, чтобы план ваших действий был реально выполнимым и максимально приближенным к жизненным и рабочим реалиям. Для этого обязательно учтите следующие моменты:

  1. В сутках всего 24 часа, из них 8 часов вы обязательно должны потратить на сон (т.к. для максимальной трудоспособности вам необходим здоровый образ жизни, включающий в себя здоровый сон).
  2. Вам необходимо время и для того, чтобы потратить его на себя и своих близких. Не стоит стараться по максимуму отдать все свое время работе, скорее — наоборот.
  3. Вам необходимо время на отдых и прием пищи. Без этого никак.
  4. Почти наверняка у вас возникнут какие-нибудь незапланированные, но срочные дела, как рабочего, так и личного характера, которые также потребуют времени, поэтому, осуществляя планирование рабочего дня, не забудьте выделить время на непредвиденные дела.

Этап 3. Расстановка приоритетов

Грамотное планирование рабочего времени обязательно должно включать в себя расстановку приоритетов. Это означает, что вы должны разделить все запланированные дела по критериям срочности и важности.

  1. В первую очередь запланируйте те дела, которые четко распределены по времени: назначенные встречи, совещания, конференции и т.д.
  2. Затем начните планирование своего рабочего дня с наиболее важных и срочных дел, распределяя дела с утра до вечера по мере убывания их срочности и важности.
  3. Осуществляя планирование рабочего времени, не забудьте выделить время на обед и отдых, поскольку без этого ваша трудоспособность будет низкой, и вы не сможете работать с максимальной эффективностью. Например, на каждый час работы планируйте 5-10 минут отдыха — такое сочетание признано оптимальным.

Этап 4. Составление рабочего плана в письменном или электронном виде

Составленный план дел должен быть обязательно зафиксирован письменно. Иначе вы никак не сможете контролировать его выполнение. Если у вас работа «на ногах», то заведите для этих целей ежедневник, если же вы работаете за компьютером, то удобно использовать различные приложения-органайзеры. Например, из стандартных программ для этих целей оптимально подойдет Microsoft Outlook — он будет вовремя выдавать вам напоминания о необходимости совершить те или иные действия.

Если вы не будете составлять письменный или электронный план мероприятий, вы попросту можете заработаться, отвлечься и забыть сделать что-то чрезвычайно важное. К тому же письменно зафиксированный план действий психологически способствует увеличению ответственности за его выполнение.

Планирование рабочего времени (дня), зафиксированное в вашем плане мероприятий, должно включать в себя предполагаемое время начала и окончания каждого дела (включая отдых, обед и личные дела).

Этап 5. Выполнение рабочего плана

Когда план составлен, приступаем к тому, ради чего мы, собственно, и осуществляли планирование рабочего дня — к выполнению поставленных задач. Конечно, идеальная ситуация (когда все пойдет по плану) на практике встречается не так часто. В большинстве случаев вы начнете «выбиваться» из своего плана, и вот здесь очень важно вести себя правильно.

Если вы выбились из плана — не стоит нервничать или ругать себя: этим вы сделаете только хуже. Необходимо просто оперативно оценить, сколько у вас еще осталось дел, сколько времени, заново расставить приоритеты и перестроить план, включив в него наиболее важные и срочные дела. Если вы осуществляете планирование рабочего времени в компьютерных приложениях (том же Outlook), то просто перенесите просроченные задачи на другое время, это делается буквально в два щелчка мышки.

Этап 6. Анализ выполнения рабочего плана

В конце рабочего дня у вас обязательно должно быть выделено небольшое количество времени (5 минут обычно достаточно) на анализ результатов своей работы и подведение итогов дня. Это можно производить разными методами, например, выставлять себе оценки за каждое действие по 10-бальной шкале, или просто отмечать полностью выполненные дела галочками, недовыполненные плюсами, а совсем не выполненные минусами. Вы можете выбрать или выработать для себя тот метод оценки результатов, который будет вам наиболее удобен.

Самое главное, что вы должны увидеть свои сильные и слабые места за этот день: где вы сработали максимально эффективно, а где, откровенно говоря, схалтурили, и сделать из этого выводы.

Этап 7. Планирование следующего рабочего дня

По окончанию дня переходим к Этапу 1, то есть, планируем следующий рабочий день.

Я описал основные этапы планирования рабочего дня. На первый взгляд может показаться, что планирование рабочего времени — это что-то слишком сложное, заумное и длительное, только отнимающее время. Это абсолютно не так. Возможно, в первое время планирование рабочего дня будет происходить тяжеловато и длительно, но очень быстро этот процесс наладится и станет полезной привычкой, я бы даже сказал, полезной финансовой привычкой, поскольку это наверняка найдет отражение в увеличении ваших доходов.

Что касается выполнения составленного плана, то здесь можно провести хорошую аналогию с колесом. Представьте себе, что вы катите колесо. Если вы катите его слишком медленно — оно будет вилять из стороны в сторону и очень быстро может завалиться, вам придется прилагать существенные усилия, чтобы удерживать его в равновесии и не дать ему упасть. Если же вы сразу хорошо его разгоните — то оно будет катиться быстро и прямо, без серьезных усилий с вашей стороны. То же самое можно сказать о выполнении поставленного плана: дайте ему хороший толчок, хороший разгон, и дальше все будет происходить почти автоматически. Если же вы с самого начала будете медлить и тянуть, то ваш план, подобно колесу, быстро завалится.

На этом все. Желаю всем грамотного планирования рабочего времени и эффективного выполнения поставленных планов. Оставайтесь на Финансовом гении, чтобы всегда иметь под рукой полезную информацию, позволяющую повысить свою финансовую грамотность и сделать управление личными финансами максимально эффективным. До новых встреч!

Оценить:
Поделитесь своим мнением или задайте вопрос
Правила комментирования

Комментарии
  1. electrum
    electrum
    13.02.2014

    Классно написано и читать легко!! ТС — золото!!!

    Ответить
  2. monster
    monster
    25.04.2014

    Спасибо! Очень много всего полезного пишите! Буду теперь заходить на этот блог каждый день!

    Ответить
  3. belarus
    belarus
    27.05.2014

    Спасибо, много полезного почерпнул.

    Ответить
  4. mos
    mos
    12.06.2014

    Отличная статья Спасибо огромное

    Ответить
  5. Есения
    Есения
    18.06.2014

    Давно искала эту информацию, спасибо.

    Ответить
  6. Salle
    Salle
    03.07.2014

    Спасибо! Супер статья! Блог в ридер однозначно

    Ответить
  7. francebk
    francebk
    24.10.2014

    Распечатываю… на стенку в самое видное место!!!

    Ответить
  8. Светлана
    Светлана
    24.10.2014

    Практически в любом серьезном деле без планирования не обойтись. отсутствие четкого плана работы может привнести хаос и вам удастся сделать в несколько раз меньше дел, чем ожидалось. Самое главное, что при этом пострадает качество, а от этого уже может пострадать и репутация, а она дорогого стоит.

    Ответить
  9. Павел
    Павел
    05.12.2014

    По своему опыту могу сказать, что планирование рабочего дня действительно помогает работать более эффективно, то есть, выполнять больше задач за то же рабочее время. Где-то процентов на 20 — точно.
    ПС: Работаю начальником отдела в сервисном центре.

    Ответить
    1. Константин Белый
      Константин Белый
      06.12.2014

      Павел, спасибо, что поделились опытом. Надеюсь, что читатели обратят внимание на Ваши результаты, достигнутые при помощи планирования рабочего времени :).

  10. Ева Киреева
    Ева Киреева
    09.04.2015

    хорошо у меня справляются со своей задачей интеллект карты. их главное преимущество для меня — наглядность.

    Ответить
Adblock
detector