Повышение эффективности работы. Как повысить эффективность?

03.03.2015 26 813 8 Время на чтение: 15 мин.

Рейтинг:

• 
• 
• 
• 
• 

Сегодня мы поговорим про повышение эффективности работы, труда, и рассмотрим несколько важных правил, которые подскажут нам, как повысить эффективность. На сегодняшний день повышение эффективности труда, использования рабочего времени является очень важным вопросом не только для работодателей, но и для людей, работающих на себя: предпринимателей, фрилансеров и т.д., а также для наемных работников, чей заработок напрямую зависит от результата, таких тоже немало. Поэтому я рассмотрю некоторые действенные методы повышения личной эффективности труда, то есть, расскажу, как повысить эффективность работы, а следовательно — и личные доходы.

Методы повышения личной эффективности труда

1. Не перерабатывайте! Бытует мнение, что для того, чтобы много зарабатывать, нужно много работать, много трудиться. Однако, оно не совсем верное: правильнее будет сказать не «много», а «эффективно». А когда человек работает слишком много, столько, сколько не может выдержать его организм, эффективность его труда, наоборот, падает. Поэтому, если вы задумались о повышении эффективности работы, никогда не нужно стремиться работать на износ — такая работа не принесет вам ничего хорошего.

Давайте проанализируем, как работает типичный офисный сотрудник с 8-мичасовым и ненормированным рабочим днем и 5-ти — 6-тидневной рабочей неделей. У него практически нет личного времени, он никогда не высыпается, он всегда уставший, в понедельник он приходит на работу уже с мыслями о пятнице, которые «греют» его всю неделю. Он знает, что в организации не принято вовремя уходить с работы — нужно обязательно задержаться хотя бы на час, чтобы начальник видел, что он «работает». Такой сотрудник никогда не сможет работать эффективно. Он будет всеми возможными способами стараться максимально растянуть свой рабочий день, будет постоянно отвлекаться: пить кофе (ведь он недосыпает), заниматься личными делами (ведь у него на них нет другого времени), курить (от перенапряжения), проводить время в соцсетях (зато находиться на работе, чтоб начальник видел его старания) и т.д.

И представьте сотрудника, который имел бы возможность уйти с работы в любое время, как только выполнит перечень своих обязанностей. Он будет работать в разы эффективнее первого! И ту же самую работу, который первый растягивает на 8-9-10 часов, сможет выполнить максимум за 4-6 часов, чтобы быстрее получить возможность заняться своими личными делами. Это и есть эффективный труд.

В рабочем процессе человек обязательно должен выделять себе время на отдых, иначе эффективность труда будет снижаться: чем сильнее человек устает, тем менее эффективно он работает. Но, конечно же, этот отдых должен быть разумным и дисциплинированным — в этом плане хорошо помогает планирование рабочего дня.

Нужно стремиться работать не много, а эффективно, что в корне разные вещи.

2. Научитесь говорить «Нет». Следующее важное правило, напрямую влияющее на повышение эффективности работы — это умение отказываться от ненужных дел, не приносящих пользы тому, над чем вы трудитесь, и сосредотачиваться исключительно на главном.

В работе следует руководствоваться законом Парето, который говорит о том, что 20% усилий приносят 80% результата, а 80% усилий — только 20% результата. Если вы объективно проанализируете свою работу, да и вообще любую другую свою деятельность — вы увидите, что этот закон реально работает, так оно и есть. Поэтому, если вы научитесь выделять именно эти 20 наиболее эффективных процентов своей работы и сосредотачиваться именно на них — эффективность труда повысится просто в разы.

Психологически это достаточно тяжело: отказать, к примеру, когда коллега просит тебя помочь с его работой, потому что «не успевает». Но именно это качество является одним из важных отличий успешного человека.

Успешные люди отличаются тем, что умеют отказывать, говорить «нет». Причем, не только другим, но и даже себе. Если вы не научитесь делать это, вам очень сложно будет повысить личную эффективность работы, поскольку большое количество времени всегда будут отнимать ненужные вам и бесполезные дела.

3. Делегируйте полномочия. Часто бывает так, что человек дает себе установку: все делать самому, потому что «лучше меня это никто не сделает». Даже если это и так, далеко не вся работа обязательно должна быть сделана идеально (об этом подробнее в следующем правиле). Некоторую достаточно просто сделать.

Если самому «хвататься за все», общая эффективность работы всегда будет низкой, потому как человек будет растрачивать свое невосполнимое время даже на всякие мелочи, которые, на самом деле, мог бы сделать и кто-то другой, не сосредотачиваясь на главной задаче. Для повышения эффективности работы можно и даже нужно при необходимости делегировать свои полномочия (как по работе, так и в личном плане) другим людям.

Кстати, обращаться за помощью можно не только к своим подчиненным, но и к своим руководителям, как более опытным людям, которые могут помочь выполнить необходимую работу более эффективно.

Никто не может одинаково хорошо уметь делать все. Поэтому, думая о том, как повысить эффективность работы, необходимо сосредоточиться на своей главной задаче, а остальные дела, по возможности, делегировать другим.

4. Не стремитесь к совершенству! Есть такая поговорка: «идеальное — враг хорошего», и она абсолютно верна. Когда человек стремиться выполнить свою работу идеально, на 110%, он затрачивает на это существенно больше времени, чем хватило бы для выполнения этой работы, скажем, на 90-95%, что тоже вполне было бы достаточно. Человек, стремящийся к совершенству (перфекционист), уделяет внимание каждой мелочи, каждой детали, выжидает идеальное время для выполнения работы, несколько раз переделывает работу, если она его хоть немного не устраивает.

Возьмем простой пример. Допустим, начальник попросил составить некий отчет, к примеру, высчитать процент выполнения месячного плана предприятием. Работник-перфекционист подготавливает данные, уже вписывает их для отправки по электронной почте. И при проверке ему приходит мысль, что один из показателей можно было бы посчитать несколько точнее: общий результат от этого особо не изменится, но так будет правильнее. И он заново собирает нужные данные, пересчитывает весь отчет. Затем думает, что в таком виде отчет как-то «не смотрится», и решает оформить его в виде таблицы в excel. Создает таблицу, вписывает все данные, забивает формулы. Потом решает раскрасить таблицу, выделить разными цветами и шрифтами, чтобы было красивее и т.д. То есть, тратит на эту работу в разы больше времени, хотя начальнику, по сути, все это не нужно — ему нужна лишь одна конечная цифра, все!

Стремление к идеалу — это то, что всегда мешает повышению эффективности работы. Поэтому старайтесь выполнять свою работу качественно, но не идеально — так ваш труд будет гораздо эффективнее.

5. Автоматизируйте процессы. Если у вас есть какая-то постоянная рутинная работа, постарайтесь максимально автоматизировать ее выполнение. Даже если на это вам единоразово придется потратить определенное количество времени или даже денег, в результате вы сэкономите гораздо больше и сможете повысить личную эффективность своего труда.

Вот если бы тот отчет, который я рассматривал в предыдущем примере, нужно было бы делать ежедневно/еженедельно/ежемесячно, тогда бы, наоборот, имело смысл один раз создать удобную таблицу с формулами, которая бы автоматически рассчитывала нужный показатель. В результате это позволило бы каждый раз использовать для составления отчета меньше времени, уделяя его выполнению других, более значимых задач.

В наш век компьютерных технологий всю рутинную работу нужно доверять роботам-компьютерам, оставляя человеку лишь то, с чем компьютер не справится, где требуется живое мышление. Автоматизация процессов приведет к существенному повышению эффективности труда.

6. Не «изобретайте велосипед». Часто люди тратят огромное количество времени, сил, а иногда и денег, чтобы прийти к тому, что уже и так давно известно. О какой эффективности труда в этом случае может идти речь?

Особенно часто эту проблему можно наблюдать у людей, желающих открыть свой бизнес, которые годами разрабатывают свою бизнес-идею, теряя при этом время и потенциальные доходы, вместо того, чтобы воспользоваться каким-то уже известным, а главное — проверенным вариантом.

Чтобы повысить эффективность труда — нужно пользоваться опытом тех, кто уже прошел подобный путь, не допуская их ошибок. Не обязательно самому быть экспертом в любой области — можно ориентироваться на мнения тех, кто уже является экспертом, и это будет намного эффективнее.

7. Руководствуйтесь не доводами, а фактами. И последний метод повышения эффективности, который я бы хотел упомянуть — это принятие в работу только конкретных фактов, только точной информации (подробнее о том, как ее правильно найти — читайте в статье Работа с информацией).

Если человек будет работать с данными, которые потом окажутся недостоверными — он просто проделает ненужную, лишнюю работу, результаты которой никак нельзя будет использовать.

Возьмем такой пример: человек хочет открыть магазин, и не знает, какие документы для этого необходимо собрать. Он пользуется поисковиком и попадает на какой-то сайт, на котором кто-то выложил перечень таких документов. Начинающий предприниматель собирает все, что указано в этом перечне, а когда приходит в регистрирующие органы, оказывается, что половину документов лишние, а многих документов не хватает. Приходится проделывать всю работу заново, а ведь если бы он сразу изучил актуальную законодательную базу или хотя бы получил компетентную консультацию в этих же органах, он бы сработал более эффективно.

Если вы заботитесь о повышении эффективности труда — принимайте в работу только точные данные, не растрачивая свое время на проработку сомнительной информации.

Используя эти методы повышения личной эффективности работы, вы сможете существенно повысить эффективность своего труда, а значит — достичь лучших результатов и, как следствие, лучших заработков.

На этом все. Оставайтесь на Финансовом гении, и учитесь эффективно использовать свой труд, время и личные финансы. До новых встреч!